Jak wygląda ewidencja czasu pracy w korporacji?

Każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dzięki ewidencji możliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i świadczeń dla pracownika. Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?

Co mówią przepisy na temat ewidencji czasu pracy

Według prawa obowiązek prowadzenia ewidencji ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia przyjęcia pracownika. Przepis ten reguluje art. 149§1 Kodeksu Pracy. Zatrudniający zobowiązany jest do udostępnienia ewidencji pracownikowi na jego żądanie. W związku z art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy brak prowadzenia ewidencji jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy określa obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja musi być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy musi informować przede wszystkim o liczbie przepracowanych godzin, a także o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Bardzo ważne są liczby nadgodzin, godzin przepracowanych w porze nocnej, czas rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem na miejsce jego pełnienia. Dodatkowo należy notować dni wolne od pracy oraz przyczynę ich udzielenia. Ewidencja obejmuje także informację o ustawowych zwolnieniach od pracy, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. W przypadku pracowników młodocianych kluczowe jest określenie czasu pracy podczas wykonywania obowiązków wzbronionych młodocianym, które jest jednak dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego. Niektóre zasady prowadzenia ewidencji uległy zmianie w stosunku do tych obowiązujących przed 2019 rokiem. W przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej obowiązuje ewidencja uproszczona. Nie ma wtedy konieczności ewidencjonowania godzin pracy. Zatrudniający jest natomiast zobowiązany wykazać dni wolne, rodzaj i wymiar zwolnień z pracy, a także rodzaj i wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika. Dodatkowo prowadzenie uproszczonej ewidencji nie jest jednoznaczne ze zwolnieniem pracodawcy z prowadzenia pozostałej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Forma ewidencji czasu pracy

Pracodawca może zdecydować się na prowadzenie ewidencji w formie papierowej lub elektronicznej. Ewidencja papierowa musi być przechowywana w warunkach, które pozwolą zapobiec jej zniszczeniu, uszkodzeniu, utracie, a także otrzymaniu dostępu przez osoby nieupoważnione. Odpowiednie będzie pomieszczenie o optymalnym poziomie wilgotności i temperatury. Postać elektroniczna ewidencji musi być zgodna z wymaganiami określonymi w 3 i 4 rozdziale rozporządzenia. Warto wybrać zaufany system, który kieruje się przepisami Kodeksu Pracy. Jedną ze stron umożliwiających prowadzenie ewidencji w takiej formie jest Inewi. Ewidencja elektroniczna jest rozwiązaniem wygodnym i umożliwia porządkowanie najważniejszych informacji w jednym miejscu. Dzięki temu nie trzeba tracić czasu na zbieranie podpisów pracowników, a wszystkie dane są przejrzyście posegregowane.